ODJ sur le forum

[fernand]

Gilda, Mathilde et moi-même avons rencontré une juriste le jeudi 2 mars, à qui nous avons posé plein de questions sur nos statuts et notre organisation.
Entre autres choses, elle a dit qu’il était problématique que les ordres du jour de réunion ouvertes ne soient accessibles qu’aux bénévoles et non pas à tous les adhérents de l’asso. Même chose pour les compte-rendus : c’est un problème qu’ils ne soient lisibles que par les bénévoles.
Ce qu’il faudrait c’est que tout adhérent, en voyant qu’il y a une réunion tel jour prochain, puisse trouver facilement l’ordre du jour et le lire, idem pour le CR concernant une réunion passée.

Je propose donc qu’on n’écrive plus les ODJ sur des google doc, mais dans le forum.

Concrètement : il y aurait une section spéciale « ODJ de réunion ouverte », dans laquelle chacun pourrait publier un point à traiter en réunion ouverte, sous la forme d’un nouveau sujet. Les pré-débats ont lieu sur le forum, tranquille. Au moment de la réunion, on traite tous les sujets plus vieux que 48h. Ensuite, les sujets traités sont déplacés dans une autre section « Sujets traités » du forum, comme ça il ne reste dans la section « ODJ » que les éventuels points restant à traiter lors de la prochaine réunion (points trop jeunes, reportés, etc.).

Avantages :

• tout adhérent peut lire les points à traiter simplement en regardant dans la bonne section du forum, pas besoin de lien
• on peut publier un point au moment où on en a l’idée, pas besoin d’attendre la création d’un nouvel ODJ
• il sera plus facile de mettre en œuvre la règle selon laquelle on ne traite pas un point plus jeune que 48h
• le débat préalable des point sur le forum viendra plus naturellement, puisqu’ils y seront déjà

[guiD]

J’aime, je plussoies, j’approuve!

[eve]

[size=150]Salut les ami-e-s,

Je valide ces deux idées à savoir les ODJ et CR des RO sur le forum, après qu’elles aient été entérinées par la réu! Mais pas définitivement!
Comme nous sommes en période d’essai et que j’ai des remarque et proposition à soumettre, j’en profite pour les faire.
Pour les points à traiter, donc l’ODJ. Je trouve que c’est plus compliqué de s’y retrouver sur le forum. Cela étant dit, je trouve toujours très bonne l’idée de passer par le forum pour en avoir connaissance. Je m’explique: perso, je passe souvent un temps fou pour retrouver le lien dans mes mails et souvent je demande à un autre bénévole de me le renvoyer - n’est-ce pas Fernand? Donc oui passer par le forum est une bonne idée, mais je propose qu’on y mettre le lien du document partagé ODJ afin de garder le format habituel, très pratique d’utilisation.
En ce qui concerne le CR sur le forum, j’ai rien à redire!

ciao ciao,

Eve[/size]

[fernand]

Il n’y a rien de compliqué, c’est juste une question d’habitude. Regarde, l’ODJ est là : viewforum.php?f=18. On a d’un coup d’œil tous les points à traiter et les personnes qui les ont soumis, on évalue le nombre de points plus facilement qu’avant, et on a en prime les dates. Si on veut lire le détail de la question il faut ouvrir la page du sujet, ce qui prend effectivement un clic de plus qu’avec l’ancienne méthode. Un clic de plus, c’est pas bien terrible (et de toute façon avec l’ancienne méthode il fallait de toute façon un clic si une discussion existait sur le forum). Par contre on y gagne en clarté sur l’ODJ.

Parenthèse technique : je sais pas si tout le monde le sait, mais la roulette d’une souris standard ne sert pas qu’à rouler, on peut aussi cliquer avec (essaie : t’appuie juste, sans faire rouler). Ça s’appelle le clic milieu. Or, dans tous les navigateurs modernes, le clic milieu sur un lien a pour effet d’ouvrir le lien dans un nouvel onglet, sans rien changer à la page courante.
Donc avec cette astuce tu peux garder la page des ODJ dans l’onglet le plus à gauche, et à côté ouvrir et fermer à volonté tous les points, sans jamais perdre la page des ODJ. Je garantis qu’une fois que tu auras goûté à cette façon de faire tu ne pourras plus t’en passer, et qu’en plus tu vas te rendre compte que c’est mille fois plus pratique que de devoir faire défiler une page unique.

[fernand]

Cet aprèm s’est déroulée la première réunion avec cette nouvelle méthode.
Les problèmes rencontrés :

1. On s’est demandé, sans trouver de réponse, où marquer les informations générales sur la réunion elle-même, notamment les noms des gens présents et l’heure de fin.
   Du coup j’ai marqué les noms des présents dans le CR du point traité. S’il y en avait eu plusieurs il aurait fallu l’écrire dans chaque, c’est plus chiant mais d’un autre côté ça a l’avantage d’indiquer les personnes réellement présentes à chaque point (on sait qu’il y a des fois des retardataires, des gens qui partent en avance, etc.)
   Concernant l’heure de fin, à la réflexion on peut très bien s’en passer : on peut se le dire entre nous à l’oral en début de réu, mais en fait il est inutile que ce soit marqué dans le CR.

2. comme on n’avait pas sous les yeux la liste des choses à faire en début de réunion, on n’y a pas pensé et on n’en a fait aucune. Notamment on n’a pas désigné quelqu’un pour les relances de planning jusqu’à la nouvelle réunion.
   Mais là encore, c’est l’occasion de s’interroger sur l’utilité de ces choses à faire :

• attribution des relances de planning : est-ce que c’est vraiment pertinent de faire ça en réunion ouverte ? De ne pouvoir piocher que parmi les gens présents à ce moment-là ? Je ne pense pas, à mon avis l’attribution de cette tâche pourrait se faire autrement.
• choix d’un médiateur : on va y penser tout seuls dès que le besoin va se faire sentir
• envoi à apucaa-info et création d’un nouvel ODJ : ça n’est plus d’actualité avec la nouvelle méthode
• correction : on n’a qu’à faire attention à bien écrire. Ça ne pose pas de problème sur le forum jusqu’à maintenant.
• màj du tableau des tâches : le seul point qui pose vraiment question pour moi. À étudier.

[gilda]

Je n’aime pas l’utilisation du forum pour l’ODJ.
Je trouve que ce n’est ni pratique, ni naturel et cela explique très certainement le fait qu’il y ait eu si peu de points à l’ODJ.
Pourquoi changer quelque chose qui fonctionne ? L’utilisation du Forum était déjà là pour développer des points qui n’avaient plus à l’être sur le document partagé.
La seule nouvelle donne que l’on se doit de respecter c’est de pouvoir rendre visible l’ODJ d’une réunion à tous les adhérents et il est possible de le faire avec un lien partagé sur le programme qui annonce la RO et qui mène au document partagé.
Je trouve également intéressant que le lien vers le document partagé soit sur le Forum (proposition de Eve) pour tous ceux qui ne savent pas où le retrouver.
Pour répondre à la question de Fernand. Oui il est utile qu’une personne se désigne pour suivre le planning au moment de la RO. Le système marche plutôt bien comme ça et le ou les bénévoles qui s’engagent font très bien leur boulot de relance.
Bises